Textarbeit am PC – Ein Kurs in mehreren Folgen für Autorinnen (auch für Autoren geeignet, gerade für die, die meinen, sie wüssten schon alles)

4. Workshop: Formatvorlagen (2)

Beim vorangegangenen Workshop habe ich gezeigt, wie vorhandene Formatvorlagen eingesetzt werden. In diesem Workshop geht es darum, Formatvorlagen selbst zu erstellen. Zunächst rekapituliere ich noch einmal die Vorteile der Formatvorlagen (die in manchen Programmen auch Stile heißen):

-> Absätze sind schnell formatiert.

-> Gleiche Absätze können per Mausklick einheitliche formatiert werden.

-> Formate lassen sich suchen, und bei Bedarf auch tauschen über die Suchen/Ersetzen-Funktion.

-> Änderungen lassen sich schnell auf sämtliche mit den Vorlagen versehenen Absätzen (und Zeichenfolgen) übertragen.

Wer E-Books selbst erstellen will, kommt ohne Formatvorlagen nicht aus. Die werden nämlich mindestens für die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses benötigt.

Formatvorlage in Word erstellen

Um eine Formatvorlage in Word zu erstellen, wird zunächst ein Absatz passend formatiert. Anschließend wählen Sie aus dem Menü „Format“ den Befehl „Formatvorlagen“. Klicken Sie auf den Schalter „Neu“. Im Dialogfenster „Neue Formatvorlage“ vergeben Sie einen Namen für die neue Vorlage. Prüfen, ob Absatz oder Zeichen bei Formatvorlagentyp eingestellt ist und alle drei Kontrollkästchen im unteren Bereich aktiviert sind. Anschließend klicken Sie auf OK.

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Formatvorlagen können aus formatierten Absätzen erstellt werden.

Tipp: Beginnen Sie die Namen für Formatvorlagen mit einem Unterstrich (_). Dann finden Sie Ihre Vorlagen immer am Anfang der Liste.

Wenn Sie einen Absatz noch nicht formatiert haben, können Sie sämtliche Formatierungen (Schriftart und -größe, Attribute und sonstige Absatzformatierungen) auch im Dialog „Neue Formatvorlage“ vornehmen. Öffnen Sie dazu die Liste bei „Format“.

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Sie finden Ihre Formatvorlagen anschließend in der Liste der Formate wieder.

Formatvorlagen in anderen Programmen erstellen

Bei Open/Libre Office öffnen Sie über „Format“ den Befehle „Formatvorlagen“. Dann wählen Sie über die Symbolschaltfläche ganz rechts den Befehl „Neue Vorlage aus Selektion“. Sie müssen also die Formatierungen bereits erstellt haben. Geben Sie der Vorlage anschließend einen Namen und speichern Sie diese ab.

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Eine Vorlage wird in OpenOffice aus einer Selektion (markierter Absatz oder Zeichen) übernommen.

In Apples Textprogramm Pages heißen die Formatvorlagen „Stile“. Es wird zwischen Absatz-, Zeichen- und Listenstilen unterschieden. Die ersten beiden kommen in allen anderen Textverarbeitungsprogrammen ebenfalls vor. Listenstile gibt es m.W.n. nur bei Pages.

In diesem Programm werden die Formatierungen des Absatzes (oder der Zeichen) ebenfalls direkt im Dokument vorgenommen:

  1. Markieren Sie den Absatz mit den neuen Stileinstellungen.
  2. Öffnen Sie die Liste mit den Absatzstilen, in dem Sie auf das kleine Dreieck klicken.
  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben Absatzstile.
  4. Tragen Sie einen Namen für den neuen Stil ein.

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Der neu angelegte Stil ist anschließend über die Liste verfügbar.

Papyrus Author hat einen sehr komfortablen Dialog für Formatverlage. Über das Menü „Absatz“ wählen Sie den Befehl „Formatvorlage“. Ebenso wie bei Word können die Vorlagen auch im Dialog formatiert werden. Ist man mit allem fertig, tragen Sie bei „Name:“ die passende Bezeichnung für die Formatvorlage ein und klicken auf „Neu“. Die neue Vorlage erscheint in der Liste.

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Papyrus hat einen sehr komfortablen Dialog für Formatvorlagen.

Wie viele Formatvorlagen braucht man?

Spontan würde ich sagen: So wenige wie möglich. Es kommt also immer darauf an, woran man gerade schreibt. Für belletristische Texte – Kurzgeschichte, Novelle, Roman – reicht in der Regel ein Absatzformat für den Standardtext, eventuell ein zweiter, wenn bestimmte Abschnitte in der Erzählung hervorgehoben werden sollen. Dazu zwei Überschriftenkategorien, einmal für die Kapitel und dann für größere Zusammenhänge (falls ein Roman in Bücher eingeteilt wird). Dazu eine Zeichenformatvorlage für kursiv. Fette Auszeichnung sollte man in belletristischen Texten möglichst vermeiden.

Bei Fachtexten ist ein wenig mehr nötig. Zum Beispiel weitere Überschriftenkategorien, Vorlagen für Abbildungen und Legenden usw. Aber auch da ist anzuraten, sich genau zu überlegen, welche Formatvorlagen tatsächlich benötigt werden.

Für jeden Zweck erstellt man sich am Besten eine Dokumentvorlage, in der die Formatvorlagen für den jeweiligen Zweck zusammengefasst sind. Das wird Thema des nächsten Workshops sein, in dem dann endlich die bereits angefragte Dokumentvorlage für eine „Normseite“ angelegt wird.

Bis dahin grüße ich alle Autorinnen und die möglicherweise mitlesenden paar Autoren herzlich,

Ihr Horst-Dieter Radke

P.s.: Mit einem Klick gelangen Sie hier zu den vorherigen Beiträge der Serie mit den Themen Grundlegendes, Zeichensalat (1)Zeichensalat (2) und Formatvorlagen (1).

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