3. Workshop: Formatvorlagen (1)
Dass ein Computer mit Textprogramm mehr kann, als einzelne Zeichen – allein und zusammenhängend in Wörter, Sätzen und Absätzen – darzustellen, ist sicherlich jeder Autorin (und manchen Autoren) bewusst. Leider machen die wenigsten davon in der Praxis Gebrauch, vielleicht weil der Weg über die diversen Symbolleisten und Schaltflächen, über die man schnell mal mit einem Klick etwas kursiv oder fett auszeichnen, oder die Schriftart und -größe anpassen kann, der bequemere ist. Jede Autorin, die mit längeren Texten zu tun hat, sollte sich eine andere Strategie angewöhnen: den Einsatz von Formatvorlagen.
Die Vorteile sind vielfältig, ich zähle nur die wichtigsten auf:
-> Kurze und lange Manuskripte sind immer einheitlich gestaltet.
-> Notwendige Veränderungen in einem Manuskript können in kürzester Zeit und vor allem vollständig durchgeführt werden.
-> Formatierungen, die mehrere Klicks benötigen, werden so mit einer Formatauswahl übernommen.
-> Texte, die im Layout (von einem Professionellen Programm wie Quark XPress oder InDesign) übernommen werden, verlieren nicht ihre Auszeichnung.
-> Formatvorlagen sind unabdingbar, wenn man aus den Texten E-Books erzeugen will.
Es ist mir unverständlich, dass diese Art der Textformatierung so wenig genutzt wird.
Dabei ist der Einsatz von Formatvorlagen eine einfache Sache. Die Programme bringen sogar einige davon bereits mit. Meist findet man die in den Symbolleisten.
Formatvorlagen bei LibreOffice
Formatvorlagen bei OpenOffice
Formatvorlagen bei Microsoft Office:mac 2011
Formatvorlagen bei Microsoft Office 2010
Formatvorlagen bei Papyrus Author
Formatvorlagen bei Pages
Mit diesen wenigen, bereits mitgegebenen Formatvorlagen kann man bereits viel erreichen. Die Formatvorlagen „Normal“ oder „Standard“ reichen für den Fließtext. Wenn es, wie bei LibreOffice/OpenOffice die Formatvorlage „Textkörper“ gibt, ist diese vorzuziehen, wenn Dokumente mit Struktur (also Überschriften in mehreren Ebenen) erstellt werden sollen. Bei Papyrus Author heißt dieses Format „Fließtext“. Die anderen Programme kennen in der Grundausstattung kein weiteres Textformat. Überschriftenformate für mindestens drei Ebenen haben alle Programme. Damit kann man schon ein Dokument so formatieren, dass bei Änderungen immer gleich sämtliche Absätze gleichen Formats mit angepasst werden.
Tipp: Mit diesen Standardformaten kommt man schon sehr weit. Soll beispielsweise ein E-Book erstellt werden, so können die Überschriftenformate benutzt werden und für den Buchtext die normalen oder speziellen Textstandardvarianten. Bei der Konvertierung wird von allen mir bekannten Programmen das Word-Überschriftenformat für das Inhaltsverzeichnis des E-Books erkannt.
Es gibt zwei Arten von Formatvorlagen: Zeichen- und Absatzformatvorlagen. Bei den verschiedenen Word-Versionen erkennt man das sofort, wenn man die Liste mit den Formaten öffnet. Rechts deutet ein kleines „a“ darauf hin, dass es sich um eine Zeichenformatvorlage handelt. Das Absatzendezeichen, das wie ein umgedrehtes „P“ aussieht (siehe 1. Workshop) weist auf eine Absatzformatvorlage hin.
Formatvorlagen bei Word.
Bei OpenOffice/LibreOffice erreicht man die Zeichenformatvorlagen nicht aus der Liste, die sich über die Symbolleiste öffnen lässt. Zumindest nicht direkt. Man muss in dieser Liste auf „Weitere …“ klicken, um ein Dialogfenster zu öffnen. Um zu den Zeichenformatvorlagen zu gelangen, klickt man anschließend auf das kleine Symbol mit dem „a“.
Formatvorlagen bei OpenOffice/LibreOffice
Um einem Absatz eine Formatvorlage zuzuweisen, reicht es, den Cursor in den Absatz zu setzen und dann eine Formatvorlage auszuwählen. Wenn allerdings mehrere Absätze mit der gleichen Vorlage zu formatieren sind, müssen sämtliche Absätze markiert werden. Absatzformatvorlagen lassen sich nicht mischen. Weist man eine neue Formatvorlage zu, so verliert die bisherige ihre Gültigkeit.
Um eine Zeichenformatvorlage zuzuweisen, müssen die Zeichen zuvor markiert werden. Zeichen- und Absatzformatvorlagen lassen sich mischen.
Das Nutzen der vorhandenen Formatvorlagen ist der erste Schritt, sich die Arbeit mit diesen Formaten anzugewöhnen. Anders als beispielsweise Word enthalten OpenOffice/LibreOffice bereits so viele vorbereitete Vorlagen, dass man an die Erstellung eigener gar nicht so schnell denken muss. Darum geht es aber dann im zweiten Teil dieses Workshops: Formatvorlagen selbst zu definieren.
Bis dahin grüße ich alle Autorinnen und die möglicherweise mitlesenden paar Autoren herzlich,
Ihr Horst-Dieter Radke
Bisherige Workshops:
(1) Grundlegendes bei der Textarbeit
(2a) Zeichensalat 1: Nicht sichtbare Zeichen/Anführungszeichen
(2b) Zeichensalat 2: Apostroph, Bindestrich, Gedankenstrich, Ellipse, Leerzeichen