Datenbanksoftware für Autoren?

Allgemein denkt man, dass ein Schriftsteller nichts anderes braucht als ein Blatt Papier_, Feder, Sand und Tinte und einen Stift. Oder einen Computer. Dass Dichter und Autoren Zettelkästen benutzt haben (z. B. Arno Schmidt), hat man auch schon hier und da mal gehört. Über die Nutzung einer Datenbank nachzudenken, ist deshalb nicht verkehrt.

Spezielle Schreibprogramme enthalten so etwas schon. Papyrus Autor hat zum Beispiel eine Personendatenbank und eine Recherchedatenbank integriert (erreichbar über das Menü Dokument -> Verzeichnisse).

Datenbanken dieser Art sind hilfreich und nützlich, manchmal jedoch zu beschränkt. Richtige Datenbanksoftware hilft da weiter. Was aber ist eine „richtige“ Datenbanksoftware? Ohne allzu tief in die Datenbanktheorie (relationales Modell etc.) einzudringen, kann man folgende (Minimal-)Kriterien nennen:

1. Mehrere Tabellen müssen in einer Datenbank anlegbar sein.
2. Felder müssen frei festgelegt und platziert werden können.
3. Tabellen müssen sich verknüpfen lassen.

Übersicht über brauchbare Datenbanksoftware

Microsoft Office enthält die Datenbanksoftware Access (seit 1992). Auf dieses Datenbankmanagementsystem treffen die drei Kriterien zu. Allerdings hilft das nur Anwendern, die unter Windows mit dem Office-Paket arbeiten. Wer mit einer veralteten Word-Version schreibt, kann nicht auf Access zugreifen. Eine Alternative könnte Base sein, das in LibreOffice und OpenOffice enthalten ist. Diese Lösung ist sogar besonders interessant, weil sie plattformübergreifend genutzt werden kann, also unter Windows, Linux und macOS zur Verfügung steht. Derartige Software ist aber nicht ohne intensive Einarbeitung nutzbar, weshalb wohl die meisten Autorinnen und Autoren ihre Finger davonlassen. Die Datenbanksoftware FileMaker ist etwas anders gestrickt. Zwar geht es auch dabei nicht ohne Einarbeitung, sie ist aber verhältnismäßig leicht, weil die Software anwenderfreundlicher gestrickt ist als die zuvor genannten. Sie steht für die Plattformen Windows, macOS und iOS zur Verfügung. Der Haken ist: FileMaker ist teuer und so für die in diesem Artikel anvisierte Zielgruppe völlig ungeeignet.

Ist keine Hilfe in Sicht? Doch, wenn auch leider vorläufig nur für einen begrenzten Anwenderkreis. NinoxDatenbank ist seit zwei Jahre auf dem Markt und macht einen ausgesprochen guten Eindruck. Die genannten Kriterien werden eingehalten, die Datenbank ist sehr leicht zu bedienen, und außerdem kostet sie nicht viel. Leider gibt es sie momentan nur für macOS, iOS und Android sowie als cloudbasierte Lösung. Letztere kann auf jeder Plattform genutzt werden, sie ist dann zwar teamfähig, aber auch nicht mehr so preiswert, weil sie gemietet werden muss und damit monatliche Kosten anfallen. Die Versionen für iPhone und Android sind kostenfrei, die für macOS und das iPad können sich auch Autorinnen und Autoren leisten, die nicht über hohe Einkommen verfügen. Auf diese Ninox App gehe ich deshalb im Folgenden näher ein.

Ninox als Recherchedatenbank

Ich nutze Ninox inzwischen fast täglich; hauptsächlich um Rechercheinformationen für meine Bücher zu erfassen, aber auch um Texte zu verwalten, die ich für meine Arbeit schnell wiederfinden muss, ohne in langen Listen zu suchen. Früher habe ich Dokumente angelegt, in denen ich Links verwahrt habe. Je mehr sich ansammelten, umso lästiger wurde die Sucherei, vor allem wenn ich in verschiedenen Dokumenten nachschauen musste. Nun ist das alles in einer Datenbank, kann projektweise durch Filtern überschaubar gemacht werden. Meist hilft auch die Suchfunktion, schnell das Gewünschte zu finden.

Um eine Datenbank neu anzulegen, genügt zunächst ein Klick auf den Button Neue Datenbank. Wer schon Daten hat – zum Beispiel in einer Tabelle –, kann diese importieren. Dabei erstellt Ninox automatisch eine neue Datenbank, die dann weiterbearbeitet werden kann.

Felder zieht man ganz einfach aus der Auswahl in die neu anzulegende Tabelle. Dabei legt man die verschiedenen Datentypen (Text, Zahl, Bild, Auswahl, Internet-Adresse, E-Mail etc.) automatisch fest und muss keine weiteren Anpassungen vornehmen. Die Reihenfolge der Felder kann man bei Bedarf verschieben, muss sich darüber also vorher keine Gedanken machen. Auch das spätere Hinzufügen und Platzieren von Feldern ist kein Problem.

Das Verknüpfen von Tabellen ist ebenfalls einfach zu bewerkstelligen, allerdings müssen die Tabellen vorher einzeln angelegt sein. Bei verknüpften Tabellen werden Informationen von einer Tabelle in einer anderen angezeigt. Ich habe für mein Buch „Burgensagen“ (Regionalia Verlag, ISBN 978-3-95540-310-2) vier Tabellen angelegt: Burg, Quellen, Sage und Glossar. Die ersten drei Tabellen sind miteinander verknüpft.

Nach der Auswahl erscheint zunächst nur die triste Tabelle im Übersichtsfenster. Sobald ich einen bestimmten Datensatz auswähle, schiebt sich von rechts ein Formular ins Fenster, auf dem alle Datenfelder übersichtlich angezeigt werden. Bei vielen Datenfeldern muss man scrollen, oder man verteilt die Felder über mehrere Register. Ich habe mich in diesem Beispiel für das Scrollen entschieden, um so immer alle Informationen im Blick zu haben, ohne zwischen Formularen springen zu müssen.

Wähle ich ein Feld an, das aus einer anderen Tabelle stammt – also über eine Verknüpfung eingefügt wurde – so öffnet sich der zugehörige Datensatz der anderen Tabelle. Auf diese Weise muss ich nicht zwischen Tabellen springen und – was ganz wichtig ist – keine doppelten Informationen eingeben. Noch interessanter ist, dass ich auf diese Weise eine Tabelle mit mehreren anderen verknüpfen (1:n) und so bestimmte Informationen, einmal erfasst, an verschiedenen Stellen anzeigen kann. Möglich sind auch wechselseitige Verknüpfungen (n:m), aber solche sind mit Vorsicht anzuwenden, da derartige Datenbanken schnell unübersichtlich werden und irgendwann nicht mehr vernünftig zu pflegen sind.

Die Datenbank hat mir geholfen, die vielen Sagen den jeweiligen Burgen zuzuordnen und eine gute Auswahl zu treffen. So war es mir auch möglich, Varianten und Wiederholungen zu einzelnen Sagen zu überblicken. Da ich auch jeweils die Quellen dokumentiert habe, konnte ich jederzeit sagen, woher ich welche Sage hatte. Ein lückenloses Quellenverzeichnis für das Buch erforderte zum Schluss keine lange Arbeit. Durch die Auslagerung der Quellen in eine eigene Tabelle, die ich mit der Tabelle Burg verknüpfte, konnte ich auch in diesem Punkt das mehrfache Erfassen ein und derselben Quelle vermeiden.

Einen Überblick über die Verknüpfungen gibt Ninox über den Reiter Datenmodell, der allerdings nur im Admin-Modus verfügbar ist. Dass dieser Modus ausgeschaltet werden kann, ist hilfreich, weil sich so ungewollte Änderungen an der Datenbank – und damit auch Datenverlust – vermeiden lassen. Das Datenmodell für meine Burgendatenbank ist recht überschaubar …

… es lassen sich aber durchaus komplexere Strukturen denken. Für meine Buchreihe „HDRs Krimibiliothek“, in der ich Kriminalliteratur veröffentliche, die vor 1945 erschienen ist, habe ich mir ebenfalls eine Datenbank angelegt, die eine etwas stärker verschachtelte Struktur hat. Trotzdem lässt sie sich mit Ninox gut verwalten.

Dabei zeigt sich aber auch, wie flexibel sich Ninox handhaben lässt. Anfangs gab es bei mir nur die beiden Tabellen Autor und Quellen. Sehr schnell kamen die Tabellen Bücher und Pseudonyme hinzu, und in der Folge wurden auch noch Tabellen für Romanreihen und Friedhöfe angelegt (Letztere für den Fall, dass das Grab eines Autors bekannt ist). Die Datenbank wächst mit ihren Anforderungen, kann ich sagen, und dieses Wachstum ist sehr einfach zu bewältigen.

Dadurch, dass Ninox auch auf mobilen Geräten läuft und ich die Datenbanken in der Cloud anlege, kann ich auch von unterwegs darauf zugreifen, was sehr hilfreich ist. Insbesondere wenn ich zu Recherchezwecken unterwegs bin, ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Natürlich können Autorinnen und Autoren auch weiterhin ihre Arbeiten ohne Datenbanken erledigen oder im Einzelfall mit dem altgedienten Zettelkasten zurechtkommen. Ninox (oder eine andere Datenbank) erleichtert aber den Zugriff auf Informationen ungemein, wenn die Quellen langsam zunehmen und unüberschaubar zu werden drohen.

Ihr

Horst-Dieter Radke